Oppnå bedre anskaffelser gjennom gode forhandlinger

Oppnå bedre anskaffelser gjennom gode forhandlinger

Målet med forhandlinger er å få leverandørene til å levere sitt beste tilbud. Bruk av forhandlinger øker sannsynligheten for å motta gode endelige tilbud med høy kvalitet, konkurransedyktige betingelser og lav risiko fra tilbyderne. Bruk av forhandlinger for offentlige anskaffelser krever at vilkårene for bruk av konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandlinger er til stede.

Foto: iStock-Fizkes

Innlegg av: Bent Gjøstøl, Seniorrådgiver i A-2

Gode innkjøp krever et godt forarbeid før oppstart av konkurransen (kunngjøring), inkludert en god plan samt mål og strategi for gjennomføring av konkurransen. Det er viktig med en god dialog med markedet i forkant av kunngjøring av anskaffelsen. Et godt utgangspunkt for å oppnå gode endelige tilbud er at konkurransen oppfattes som viktig å vinne for leverandørmarkedet. Et godt konkurransegrunnlag har en tydelig beskrivelse av hvilke behov anskaffelsen skal dekke, tydelige tildelingskriterier- og regler for konkurransen, samt sikrer konkurranse.

En god gjennomføring av anskaffelser med forhandlinger forutsetter at arbeidet organiseres som et prosjekt/prosess med tverrfaglige arbeidsgrupper som er godt forankret i virksomheten. De ulike arbeidsgruppene håndtere ulike deler av kravområdene både med hensyn til spesifikasjonen av krav, senere forhandlinger og evaluering.

En anskaffelse av en IT-løsning kan for eksempel deles inn i følgende områder som bør benyttes gjennom hele anskaffelsen:

Som oppdragsgiver kan du velge å gjennomføre forhandlinger på ulike måter og i flere forhandlingsrunder. Hvordan forhandlingene skal gjennomføres kommuniseres til leverandørene i konkurransegrunnlaget og med mer utfyllende detaljer i forkant av oppstart av forhandlinger til inviterte tilbydere. Et eventuelt ønske om å kunne redusere antall tilbud før forhandlingene og/eller underveis i konkurransen må opplyses om i konkurransegrunnlaget. Reduksjon av tilbud må skje på grunnlag av tildelingskriteriene i konkurransen. Det er viktig at det er nok leverandører igjen i konkurransen før innlevering av endelig tilbud til å sikre reell konkurranse.

Hvordan gjennomføre gode forhandlingsmøter?

I forberedelse til forhandlingsmøtene må det lages en plan og strategi for gjennomføring av forhandlingene. Gode forhandlingsmøter krever alltid et klart mål for møtet, grundige forberedelser, tydelig agenda, samt avstemte spilleregler for gjennomføring av forhandlingene som gir felles rammer for forhandlingene. 

Det er ofte fornuftig å starte forhandlingene med å sikre at du har forstått hva som er de ulike tilbudte løsningene, samt at du har verifisert at du har mottatt et komplette og sammenlignbare tilbud. Rett opp i eventuelle uklarheter, misforståelser og eventuelle forbehold så tidlig som mulig. Gi tilbyder tilbakemeldinger på tilbudt løsning. 

Det skal gis tilbakemeldinger på områder hvor tilbyder har størst muligheter for å forbedre sitt tilbud, men også områder som var bra med tilbudet. Det er viktig at tilbyderne har tillit til gjennomføringen av forhandlingene og at det skapes et trygt og godt forhandlingsklima mellom partene under forhandlingene. Under følger ett eksempel på en slik sjekkliste:

Sjekkliste forhandlingsmøte

Hva er et godt forhandlingsteam og hvorfor er det viktig?

Forhandlingsteamet bør ha med nøkkelressurser fra tidligere faser av anskaffelsen for å sikre kontinuitet innen de områdene det skal forhandles om. Teamet til oppdragsgiver bør bestå av forhandlingsleder, fagressurs(er) på løsning (funksjonelt, teknisk og forvalting), prosjektleder for innføring og merkantil(e) ressurs(er) inkl. referent. En viktig oppgave for forhandlingslederen er å sikre at alle i teamet har forstått sin rolle og hvordan denne skal utøves under forhandlingene. Dette krever at det er brukt tilstrekkelig tid til forberedelser før forhandlingene starter, som inkluderer at forhandlingsteamet kjenner sitt eget konkurransegrunnlag og innholdet i de enkelte tilbudene.

Hvordan gjennomføre forhandlingsmøtene?

Leverandørene informeres om hvordan forhandlingsfasen vil bli gjennomført, hvilke frister som gjelder osv. Hva som er den beste måte å gjennomføre forhandlingsmøter på avhenger av mange faktorer, blant annet planleggingen og den spesifikke situasjonen som foreligger.

Møteformene for forhandlinger kan være både fysiske, hybride og digitale. Mange er uvant med hybride forhandlingsmøter der noen er fysisk til stede og andre er med digitalt, og synes det er krevende å gjennomføre forhandlinger på denne måten. Hybride og digitale møter kan fundere godt med god planlegging og tydelige spilleregler. Dette kan medføre økt mulighet til at nøkkelpersonell og beslutningstakere kan delta i forhandlingsmøtene både fra oppdragsgiver og leverandørsiden. Dette er et virkemiddel for å muliggjøre effektive forhandlinger som er både tids- og kostnadsbesparende. Deltakere til forhandlingsmøter er ofte geografisk spredt og kan kanskje bare skal delta på deler av møtet.

Forhandlingsteamet anbefales å ha trent på gjennomføring av forhandlingene gjennom f.eks. bruk av rollespill hvor forhandlingsteamet møter noen som spiller tilbyder. Treningen bør utføres med utgangspunkt i valgt møteform. Det trenes på ulike forhandlingssituasjoner som kan oppstå under forhandlingsmøter, inkl. trening i å gi tilbakemeldinger til tilbyder, spørsmål, kroppsspråk etc. Dette skal bidra til at forhandlingsteamet er drillet i sine roller og oppgaver, samt til å fremstå trygge og enhetlige, samt til kunne skape et trygt og godt forhandlingsklima under forhandlingsmøtene.

I dag er det også aktuelt å gjennomføre forhandlingsmøtene digitalt, eller som en kombinasjon av fysiske og digitale møter (hybride møter). Det er da viktig å være oppmerksom på fordeler og ulemper ved denne type møter.

Se også: Hybride møter gir hodebry, men er kommet for å bli (a-2.no)

Hva kan det forhandles om?

Det er konkurransegrunnlaget som definerer hvordan forhandlingsprosessen skal gjennomføres. Det er ikke tillatt å forhandle om tildelingskriteriene, absolutte krav og vesentlige forbehold- og endringer.

Forhandlinger med en tilbyder kan omfatte alle sider av tilbudet og kan omfatte alt fra korte avklaringer av uklarheter til komplette forhandlinger av alle sider ved tilbudet.

Hvordan oppnå gode tilbud?

Løypemeldinger til tilbyderne underveis i en konkurranse med utgangspunkt i evaluering gjort basert på tildelingskriteriene kan ha stor effekt for å kunne motta bedre tilbud fra tilbyderne.

Dette kan f.eks. gjøres 1-3 ganger under forhandlingsfasen. Dette arbeidet er ressurskrevende, men sikrer at man fanger opp de områdene hvor tilbyder har mest å hente på å forbedre seg, samt områder hvor tilbyder har mindre muligheter for å forbedre seg. Denne type løypemeldinger stimulerer til ofte til at tilbyder legger inn ekstra innsats for å gjøre tilbudet sitt enda mer konkurransedyktig. Tilbydere må informeres tidlig om at forhandlinger er dynamiske og at konkurrerende tilbud også kan endre seg underveis.

Denne type tilbakemeldinger kan også føre til at tilbydere som ser at de ikke har mulighet til å nå opp i konkurransen trekker sitt tilbud. Dette frigir tid og kostnader både for tilbyder og oppdragsgiver, men dette kan også øke risiko for selve konkurransen hvis flere tilbydere trekker seg. Det er viktig å tenke godt igjennom de tilbakemeldingene som blir gitt og eventuelle mulige konsekvenser disse kan få.

Oppdragsgiver har uansett ansvaret for å sikre konkurranse, likebehandling, forutsigbarhet og gjennomsiktighet gjennom hele anskaffelsen. Etterprøvbarhet sikres blant annet ved at det skrives referater fra forhandlingene. Oppdragsgiveren skriver referatene, som også godkjennes av tilbyder.

I forhandlingsfasen skal tilbydere som deltar gis anledning til å levere revidert(e) tilbud. Her bes tilbyderne at de tar hensyn til de tilbakemeldinger som er gitt av oppdragsgiver under forhandlingene. Tilbyderne velger selv om de ønsker å inngi revidert tilbud, eller om de vil stå ved det gjeldende tilbudet. Tilbyderne må gis tilstrekkelig tid til at leverandørene får utarbeide reviderte tilbud.

Det anbefales at oppdragsgiveren gir tydelige instrukser på hvordan reviderte tilbud utformes (f.eks. at det benyttes «spor endringer» og at det ved innlevering av revidert tilbud legges ved et vedlegg hvor tilbyder oppsummerer hva som er gjort av endringer). Slike føringer skal bidra til at de reviderte tilbudene kommer i likt format og at det kommer tydelig frem hvilke endringer som er gjort av tilbyder. Dette vil effektivisere evalueringen av tilbudene.

Etter at forhandlingene er gjennomført og det ikke er behov for ytterligere avklaringer, skal oppdragsgiver be om endelige tilbud.

Bruk av forhandlinger på riktig måte kan gi oppdragsgiver en kontrakt med høy kvalitet inkl. gode merkantile betingelser og lav risiko gjennom kontraktsperioden.

Det er ingen fasitsvar på gjennomføring av forhandlinger enten det er i offentlig eller privat sektor da mulighetsrommet er stort selv innenfor gjeldende regelverk for offentlig sektor.

Hva kan A-2 hjelpe med?

A-2 har betydelig erfaring med anskaffelser til både privat og offentlig sektor. Vellykket gjennomføring av komplekse teknologi anskaffelser betinger kompetanse og erfaring innenfor mange områder. Det er ofte behov for innsikt i lover og forskrifter, prosjektledelse, kompetanse på teknologi/teknologitrender, tverrfaglige problemstillinger.

A-2 har praktisk erfaring med gjennomføring av alle faser av anskaffelser inklusive forhandlinger. A-2 har erfarne prosjektledere, rådgivere og forhandlingsledere til denne type oppdrag.

Har du spørsmål til hvordan dere kan gjennomføre anskaffelser i din virksomhet? Ta kontakt med Bent Gjøstøl, bgj@a-2.no, tlf. 95 05 95 73.

Kilder:
A-2 metodeverk for offentlige anskaffelser
www.anskaffeler.no
Gjennomføring av forhandlinger – praktisk veileder, DIFI, 2017

Bent er utdannet siviløkonom fra Northern Illinois University, USA. Han har arbeidet i A-2 siden 2009. Før Bent begynte i A-2 arbeidet han i NSB, Adecco, Intentia Norge og SAP Norge.

Bent har lang erfaring som prosjektleder, konsulent og linjeleder, og kan vise til bred erfaring fra både offentlig og privat sektor. Han har ekspertkompetanse innen offentlig anskaffelse. Han har arbeidet både på kundesiden og på leverandørsiden med kjøp og salg av tjenester, innføring av IT-løsninger samt support og vedlikehold. Bents kompetanseområder er anskaffelser, prosjekt- og linjeledelse, oppfølging av leveranser og kontrakter.